HSY:n asiakirjajulkisuuskuvaus

1. Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi

Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä HSY on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) 28 § edellyttää, että tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta asiakirjajulkisuuden toteuttamisesta (jäljempänä asiakirjajulkisuuskuvaus). Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla jokainen voi yksilöidä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (612/1099, jäljempänä julkisuuslaki) 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan siitä, miten HSY:n asiarekisteri ja tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenevät HSY:n tietovarannot ja mitä tietoja tietovarantoihin tallennetaan. Kuvaus sisältää myös ohjeita siitä, miten tietoja voi pyytää.

2. HSY:n tehtävät ja asiakasrekisteri

HSY:n tehtävät perustuvat kuntayhtymän perussopimukseen. HSY:n lakisääteiset tehtävät liittyvät muun muassa jätehuollon järjestämiseen, vesihuoltolaitoksena toimimiseen sekä seutu- ja ympäristötiedon tuottamiseen.

HSY:n asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää tiedot:

  • HSY:ssä vireille tulleista asioista
  • asioiden käsittelyvaiheista
  • asioihin liittyvistä asiakirjoista
  • tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä.

Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on HSY:n asianhallintajärjestelmässä, sähköisessä arkistossa, toiminnan tietojärjestelmissä ja paperiarkistoissa. Asianhallintajärjestelmää käytetään muun muassa asioiden käsittelyn seurantaan sekä päätös-, asiakirja- ja arkistotietojen hallintaan. Tietoaineistot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

HSY:n henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti lakisääteisiin tehtäviin, ja henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain siinä määrin kuin se on tarpeellista HSY:n tehtävien hoitamiseksi. HSY:n tietosuojakäytänteistä voit lukea lisää HSY:n yleisestä tietosuojaselosteesta.

3. HSY:n tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä käyttötarkoitusta varten muodostettua yhteenkuuluvien tietojen tai tietoaineistojen kokonaisuutta.

HSY:n tietovarantoihin sisältyy sekä sähköisesti että paperimuodossa säilytettäviä tietoja ja asiakirjoja. Samassa tietovarannossa olevia tietoja voidaan käsitellä useissa tietojärjestelmissä.

HSY:n tietovarantoja on saatavilla teknisen rajapinnan kautta HSY:n verkkosivuilla Avoin data-palvelussa.

Alla on kuvattu HSY:n keskeiset tietovarannot.

Taloushallinnon tiedot
Talouden ennusteet ja suunnitelmat, kirjanpito sekä osto- ja myyntireskontra

Johtamisen tiedot
HSY:n johtamiseen ja ohjaukseen liittyvät tiedot

Palvelu- ja tuotetiedot
HSY:n tuotteisiin ja palveluihin liittyvät määritykset sekä hinnat

Asiakkuustieto
HSY:n asiakasrekisteri, tilaukset ja sopimustiedot

Jätehuollon tuotantotiedot
Jätehuollon tuotannonohjauksen tiedot

Vesihuollon tuotantotiedot
Vesihuollon tuotannonohjauksen tiedot

Seutu- ja ympäristötieto
Seutu- ja ympäristötiedon palveluiden tiedot

Jätehuollon toimitustiedot
Jätehuollon logistiikan ja palvelun toimittamisen tiedot

Vesihuollon toimitustiedot
Vesihuoltoverkostojen käyttö- ja tilatiedot

Tietohallinnon tiedot
Tietojärjestelmiin ja sovelluksiin liittyvät tiedot sekä järjestelmäarkkitehtuuri

Henkilöstötiedot
Henkilöstön työ- ja virkasuhteisiin liittyvät tiedot

Hallinnon tiedot
Päätökset, sopimukset ja hallinnon suunnittelutiedot

Viestinnän tiedot
Viestintäaineistot ja suunnitelmat

Omaisuuden hallinnan tiedot
HSY:n omaisuuden tiedot sekä omaisuudenhallinnan suunnitelmatiedot

Hankintatiedot
Hankinta-asiakirjat ja hankintojen valmisteluaineistot

Laatu- ja kehittämistiedot
Laatuun ja kehittämiseen liittyvät tiedot

4. Tietopyynnön tekeminen

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Tietopyyntö voi olla vapaamuotoinen, mutta siinä on yksilöitävä pyydettävät asiakirjat mahdollisimman selkeästi.

Tietopyynnössä kannattaa ilmoittaa mahdollisuuksien mukaan:

  • asian tai asiakirjan aihe
  • asiakirjan nimi tai otsikko
  • asiakirjan päivämäärä tai ajanjakso
  • asia- tai diaarinumero
  • päätöksentekijä tai asiasta vastannut HSY:n yksikkö
  • sopimuskumppani, palveluntuottaja tai muu asiaan liittyvä taho
  • kiinteistön osoite tai kiinteistötunnus
  • muu asiakirjan löytämistä helpottava tieto.

HSY:n kirjaamo auttaa tarvittaessa tietopyynnön yksilöimisessä.

Tietopyyntö lähetetään ensisijaisesti HSY:n kirjaamoon:

Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä HSY
Kirjaamo
Sähköposti: kirjaamo@hsy.fi
Puhelin: 09 1561 2010
Käyntiosoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki
Postiosoite: PL 100, 00066 HSY

Salassa pidettävää asiakirjaa koskeva pyyntö

Jos pyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai tietoa, joka voidaan luovuttaa vain laissa säädetyillä edellytyksillä, pyytäjää voidaan pyytää:

  • ilmoittamaan tietojen käyttötarkoitus
  • selvittämään oikeutensa tiedon saamiseen
  • todentamaan henkilöllisyytensä
  • antamaan muita luovutusedellytysten arvioimiseksi tarpeellisia tietoja.

HSY:n asiakirjoihin voi sisältyä esimerkiksi yksityiselämän suojaan, liike- tai ammattisalaisuuksiin, turvallisuuteen tai muuhun laissa säädettyyn salassapitoperusteeseen liittyviä tietoja.

Tietopyynnön käsittelyaika

Tietopyyntö käsitellään mahdollisimman pian.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan pääsääntöisesti viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely edellyttää erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suurempaa työmäärää, tieto annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa.

Tietojen antamistapa ja maksullisuus

Tieto voidaan antaa:

  • sähköisesti
  • paperitulosteena
  • suullisesti
  • antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi HSY:n tiloissa.

Tietopyyntöön vastaaminen on lähtökohtaisesti maksutonta silloin, kun tieto annetaan tavanomaisella tavalla. Asiakirjojen kopioinnista, tulostamisesta, toimittamisesta tai erityistoimenpiteitä vaativasta tiedonhausta voidaan periä HSY:n voimassa olevan hinnaston tai maksuperusteiden mukainen maksu.

Linkki maksuperusteisiin: HSY:n maksut asiakirjoista ja tietopyyntöihin liittyvistä toimenpiteistä - HSY

Jos HSY:n työntekijä tai viranhaltija kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, pyytäjälle ilmoitetaan kieltäytymisen peruste.

Pyytäjälle annetaan tieto siitä, että hän voi saattaa asian viranomaisen ratkaistavaksi. Pyytäjän niin halutessa asiasta tehdään valituskelpoinen päätös.

HSY-botti