1 Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun ympäristöpalvelut - kuntayhtymä (HSY)
Y-tunnus: 2274241-9
Osoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki
2 Rekisterin nimi
Kilpailuiden ja arvontojen rekisteri
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilö: markkinointisuunnittelija ja viestintäassistentti
Osoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki
Asiakaspalvelu: 09 1561 2110 (klo 8.30-15.30)
4 Vastuuhenkilö
Viestintäjohtaja
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kilpailun ja arvonnan yhteydessä annettujen henkilö- ja yhteystietojen käyttäminen voittajien valintaan ja palkintojen perille toimittamiseen.
Rekisterin tiedoista voidaan koota raportointeja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan käyttää myös HSY:n toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteriä ei käytetä muuhun tarkoitukseen. Rekisteriä ei yhdistetä muihin rekistereihin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteena on rekisteröidyn suostumus.
6 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: rekisteröidyn nimi* ja yhteystiedot*.
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys kilpailuun tai arvontaan osallistumiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja HSY ei voi suorittaa kilpailua tai arvontaa.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
HSY voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja vain HSY:n lukuun suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. HSY varmistaa aina, että yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.
Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
HSY ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
HSY käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti.
Paperilla olevat tiedot säilytetään tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan asianmukaisilla henkilöillä.
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti HSY:n käyttämiin tietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietojärjestelmien tietoturvallisuutta testataan säännöllisesti. HSY kouluttaa henkilöstöään jatkuvasti tietosuojasta- ja tietoturvasta.
11 Rekisteröidyn oikeudet ja rekisteröidyn informoiminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelystä, oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojen poistamista.
Tässä kappaleessa mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevan pyynnön voi toimittaa HSY:n verkkosivuilta löytyvällä omien tietojen tarkastusoikeuslomakkeella. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti kappaleessa 1 ilmoitetussa HSY:n toimipisteellä, täyttämällä tarkastusoikeutta koskevan lomakkeen. Tarvittaessa HSY pyytää tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. HSY Kieltäytyy pyynnön toteuttamisesta ainoastaan laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Tietosuojaseloste on nähtävillä HSY:n kotisivuilla ja HSY:n toimipaikassa.
12 Henkilötietojen säilytysajan periaatteet
Rekisteröidyn yhteystiedot hävitetään palkintojen toimittamisen jälkeen. Rekisteröidyn on hyvä huomioida, että hänen henkilötietojaan voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai HSY:tä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
13 Rekisterihallinto
Vastuuhenkilö nimeää rekisteriasioita ylläpitävät henkilöt ja varmistaa rekisterin asianmukaisen hoitamisen.
HSY:n tietosuojavastaava on Miikka Pekkarinen (tietosuojavastaava@hsy.fi).
14 Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli HSY muuttaa tätä selostetta, HSY laittaa muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, HSY voi informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla HSY:n sivuille asiasta ilmoituksen. HSY suosittelee käymään säännöllisesti HSY:n sivuilla ja huomioimaan mahdolliset muutokset selosteessa.
Päivitetty 8.10.2020
Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä
PL 100, 00066 HSY, Puh. 09 1561 2110, Y-2274241-9, www.hsy.fi
Samkommunen Helsingforsregionens miljötjänster
PB 100, 00066 HSY, Tfn 09 1561 2110, FO-2274241-9, www.hsy.fi