Tämä tietosuojaseloste tarkentaa HSY:n verkkosivuilla olevaa yleistä tietosuojaselostetta nyt kyseessä olevan rekisterin henkilötietojen käsittelyn osalta.

1 Rekisterinpitäjä

Helsingin seudun ympäristöpalvelut - kuntayhtymä (HSY)

Y-tunnus: 2274241-9

Osoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki

2 Rekisterin nimi

Kilpailuiden ja arvontojen rekisteri

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö: tiedottaja

Toimipiste: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki

4 Vastuuhenkilö

Ryhmäpäällikkö

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kilpailun ja arvonnan yhteydessä annettujen henkilö- ja yhteystietojen käyttäminen voittajien valintaan ja palkintojen perille toimittamiseen.

Voittaneen henkilön tiedot toimitetaan HSY:n taloushallintoon, josta tarvittaessa edelleen verottajalle.

Rekisterin tiedoista voidaan koota raportointeja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan käyttää myös HSY:n toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteriä ei käytetä muuhun tarkoitukseen. Rekisteriä ei yhdistetä muihin rekistereihin. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteena on rekisteröidyn suostumus.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja: 

• osallistujan nimi,
• osoite,
• puhelinnumero,
• sähköpostiosoite,
• henkilötunnus (kilpailuissa) 

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

HSY voi käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa HSY:n lukuun toimivia sopimuskumppaneita, joille saatetaan siirtää tehtävien kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Sopimus- ja yhteistyötahot saavat käyttää henkilötietoja vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on luovutettu.

Henkilötietojen käsittelyyn ei yleensä käytetä kolmansia osapuolia. Niissä yksittäistapauksissa joissa käytetään, sitoutetaan henkilötietojen käsittelijä noudattamaan HSY:n tietosuojaliitettä sekä sen ehtoja tietojen siirrosta ja alihankkijoiden käytöstä. 

Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

HSY käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti. HSY tai sen käyttämä sopimuskumppani toteuttaa kaikki tarvittavat toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen tuhoamiselta, hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä tai tietoihin pääsyltä.

HSY:n lukuun henkilötietoja käsittelevä sopimuskumppani vastaa sopimuksen perusteella siitä, että henkilötiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ja että toimenpiteet vastaavat tietosuojalainsäädännön asettamia vaatimuksia.

Paperilla olevat tiedot säilytetään tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan HSY:n kulkuluvalla. Lisäksi tietoja säilytetään kaapeissa tai muissa säilytyspaikoissa, joihin pääsee vain henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti HSY:n käyttämiin tietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Digitaalisesti käsiteltäviä tietoja sisältävä rekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Rekisteriä käyttävät järjestelmän ylläpitäjät sekä HSY:n henkilöstöstä ne, joilla on työtehtävien puolesta tarve käyttää järjestelmää. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Rekisterin tietoja käsitellään huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. 
Tietojärjestelmien tietoturvallisuutta testataan säännöllisesti. HSY myös kouluttaa henkilöstöään jatkuvasti tietosuojasta- ja tietoturvasta.

11 Rekisteröidyn oikeudet ja rekisteröidyn informoiminen

HSY:n yleisen tietosuojaselosteen mukaan.

12 Henkilötietojen säilytysajan periaatteet

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Rekisteröidyn yhteystiedot hävitetään palkintojen toimittamisen jälkeen. Arvonnan voittajien nimet sekä kilpailuiden voittajien nimet ja henkilötunnukset säilytetään verotusta varten verottajan määrittämän ajan.

13 Rekisterihallinto

Vastuuhenkilö nimeää rekisteriasioita ylläpitävät henkilöt ja varmistaa rekisterin asianmukaisen hoitamisen.

HSY:n tietosuojavastaava on johtava lakimies (tietosuojavastaava@hsy.fi).

14 Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli HSY muuttaa tätä selostetta, merkitään selosteeseen uusi päiväys. Vanhaa selostetta säilytetään vähintään puoli vuotta.

Henkilötietojen käsittelyn olennaisista muutoksista informoidaan mahdollisuuksien mukaan asiakasta suoraan, sekä HSY:n verkkosivuilla.

HSY:n verkkosivuilla http://www.hsy.fi on HSY:n yleinen tietosuojaseloste, jossa on kerrottu kuinka keräämme, käsittelemme ja luovutamme henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamisen ja palveluiden tuottamisen yhteydessä. Tämä seloste antaa tarkempia tietoa tähän rekisteriin/järjestelmään liittyvien henkilötietojen käsittelystä. Yleisen tietosuojaselosteen muutoksista HSY informoi verkkosivuillaan.

HSY:n yleinen tietosuojaseloste

Laadittu: 8.10.2020

Päivitetty: 17.2.2025