HR-järjestelmän rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§

Laatimispäivämäärä 1.1.2015

Rekisterinpitäjä ​Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä HSY (jäljempänä  HSY)

Opastinsilta 6 A
00520 Helsinki
Vaihde: 09 15611 (palvelee klo 8.30–16.00)

​Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/ tai yhteyshenkilö ​Henkilöstökoordinaattori Mari Malin, 09 1561 3138
Helsingin seudun ympäristöpalvelut –kuntayhtymä HSY
Henkilöstöyksikkö
PL 100, 00066 HSY
​Rekisterin nimi ​Rekrytointijärjestelmä
Sympa HR Henkilöstötietojärjestelmä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)Rekisteri on HSY:n käytössä työnantajan tehtävien hoitoa varten.  Rekisterin avulla vastaanotetaan ja käsitellään työpaikkahakemuksia.

Järjestelmän avulla HSY:

  • ilmoittaa työnhakijoille avoinna olevista työpaikoista
  • asioi työnhakijoiden kanssa: lähettää hakijalle tietoja hakuvaiheista ja pyytää täydentäviä tietoja hakijoilta
  • ohjaa työnhakijan tiedot oikeisiin toimipisteisiin
  • kokoaa työnhakijan ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksentekoa varten
  • säilyttää hakuihin tulleita hakemuksia (24kk) ja avoimia hakemuksia (6kk).
​Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

  1. Hakijan yksilöintitiedot: nimet, syntymäaika, lähiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
  2. Hakijan koulutustiedot: peruskoulutus, suoritetut tutkinnot ja niiden ala, pääaineet ja sivuaineet, opintojen suoritusvuosi ja keskeneräisten opintojen valmius. Kurssit ja kielitaito.
  3. Hakijan työkokemus: Vähintään viiden viimeisimmän työsuhteen tiedot, työnantaja, tehtävänimike, työtehtävän lyhyt kuvaus, työsuhteen kesto.
  4. Muu osaaminen: rekrytointikohtaisesti pyydettäviä erityisosaamisalueita, kuten kokemus tietojärjestelmien käytöstä tai esimieskokemus.
    Hakijan hakemus: työnhakijan vapaamuotoinen esittely itsestään.
  5. Avoin hakemus: työnhakija voi jättää myös rekisteriin ns. avoimen hake-muksen, jossa em. tietojen lisäksi hakija ilmoittaa ensisijaisesti kiinnosta-vat työtehtävät, kiinnostavat yksiköt ja kiinnostavat toimipaikat. Avoin hakemus poistuu järjestelmästä puolen vuoden kuluttua hakemuksen lähetyksestä, jollei hakijaa oteta työhön.

Rekrytoivat esimiehet ja henkilöstöyksikkö merkitsevät rekisteriin rekrytointiprosessin etenemisen mm. asioinnin hakijoiden kanssa, haastatteluihin ja henkilöarviointiin kutsutut sekä valitut työnhakijat.

​Säännönmukaiset tietolähteet

​Rekisteröityä koskevat tiedot ovat työnhakijan itsensä ilmoittamia. Niitä muutetaan vain hakijan kanssa asioinnin perusteella. Hakija ei saa järjestelmään käyttäjätunnuksia ja salasanoja, vaan hakemuslomake on kertakäyttöinen.

Kirjallisen hakemuksen jättänyt saa halutessaan tiedon, mitä henkilöstöyksikkö on järjestelmään kirjannut. Henkilöstöyksikkö tekee hakijan toiveesta tarvittavat muutokset rekisteriin.

Rekrytointiprosessia ja haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot järjestelmään vie rekrytoiva esimies tai hänen valtuuttamansa asiantuntija tai henkilöstöyksikkö.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

​Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita. Tietoja ei luovuteta, eikä siirretä HSY:n ulko-puolelle.  Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteröityjen työnhakijoiden antamista tiedoista tehdään hakijayhteenveto, joka luovutetaan vain rekrytoivalle esimiehelle.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.

​Rekisterin suojauksen periaatteet​Kirjallisesti toimitetut hakemukset viedään järjestelmään, jonka jälkeen ne hävitetään tietosuojajätteenä.

Hakulomakkeen suoraan verkkosivuilla täyttävät eivät saa järjestelmään käyttäjätunnuksia tai salasanoja, hakulomake on kertakäyttöinen.

Rekrytoivat esimiehet saavat käyttöoikeudet rekisteriin omien rekrytointiensa osalta. Laajat oikeudet järjestelmään ovat ainoastaan henkilöstöyksikössä henkilöstötietojärjestelmän pääkäyttäjillä.

Järjestelmän tietokannat ja ohjelmistot ovat käyttöpalveluja tuottavan yrityksen Sympa Oy:n keskuskoneella. HSY:n koneet ovat niihin suorassa, suojatussa yhteydessä.

​Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen​Työnhakijoiden tiedot säilytetään vain sähköisessä rekisterissä. Tulosteet ja yhteenvedot säilytetään ao. päätöksen liitteenä.

Työnhakijoiden tiedot poistetaan järjestelmästä valinnan saavutettua lainvoiman. Lainvoimaisuus täyttyy viimeistään kahden vuoden kuluessa valinnasta (ns. tasa-arvovalitus). Avoimet hakemukset poistuvat puolen vuoden kuluttua hakemuksen lähettämisestä järjestelmästä.

Arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Tarkastusoikeus​Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta tai virheellisen tiedon korjaamista koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti HSY:n kirjaamoon.

Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Rekisterihallinto​HSY käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Rekisterinpitäjä vastaa:

  • rekisteriselosteen laatimisesta
  • rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
  • rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
  • rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä,
  • arkistoinnista ja hävittämisestä
    rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.